Je to zcela běžná situace, která se stane několikrát do měsíce. Dorazí tisková zpráva a doprovodný e-mail je rozházený, poškozený. Někdo kdo tiskovou zprávu měl rozeslat si nevyzkoušel jak to dopadne. Udělal jenom nějaké to copy-paste do e-mailu (ať už do nějaké aplikace nebo do webového rozhraní) a odeslal na všechny příjemce.
Většinou dojde k rozhození odstavců, vložení prázdných řádků, ale mohou i chybět obrázky. Případně se zcela rozhodí formátování (které by vůbec být nemělo, rozesílání tiskové zprávy ho vskutku k ničemu nepotřebuje, ale o tom viz Nechte být barvičky, fonty a vůbec všechny vychytávky, tisková zpráva je o sdělení informace). Tohle všechno proto, že odesílatel sice „něco“ viděl před odesláním, ale už samotné odeslání to převedlo na něco jiného. A co navíc, jak už to tak v e-mailingu chodí, čím více se ho snažíte formátovat a vylepšovat, tím hůře to může dopadnout.
Pamatujte na to, že váš e-mail s tiskovou zprávou budou číst příjemci ve velmi různorodých prostředích. A pokud snad ten váš e-mail psaný v Outlooku vypadá dobře, rozhodně to tak nemusí vypadat na druhé straně ve zcela jiném prostředí.
Udělejte si zkušební rozesílku, ať už tak, že si to pošlete sami sobě. Nebo si vytvořte pár zkušebních schránek na službách jako jako je Gmail, Hotmail a Seznam a posílejte si zkušební e-maily tam. Pak si je běžte prohlédnout jak v příslušném webovém rozhraní, tak si je stáhněte do Outlooku, Thunderbirdu a pár dalších klientů. Nezapomeňte ani na podívání se, jak to dopadlo v mobilním telefonu.
Zní to komplikovaně, ale pokud jste šikovní, tak tohle uděláte jenom jednou. Další tiskové zprávy už posílejte se stejně vytvořeným e-mailem. Ale i tak je dobré si udělat alespoň jedno zkušební poslání.
TIP: V Co všechno by měla obsahovat tisková zpráva? Jak psát tiskovou zprávu? najdete to nejzásadnější, co by vlastně tisková zpráva měla obsahovat.
Nezapomeňte, adresáti patří do slepé kopie, nebo musíte mít software, které každému z adresátu pošle tiskovou zprávu v samostatném e-mailu.
PS: Výše popsané se netýká jenom tiskových zpráv. Výše popsané budete dělat u každého e-mailingu, který rozesíláte na více adresátů.
