Všechno co jste se báli zeptat o Public Relations

E-mail, PRtipy, Tisková zpráva

Když rozesíláme tiskovou zprávu jak ověřit, že opravdu odešla a dorazí k příjemcům? #096

Tenhle tip bude trochu techničtější, ale je dost důležitý. Když rozesíláte tiskovou zprávu, měli byste vědět, že opravdu odešla a ideálně také zda skutečně adresátům přišla.

Může se stát řada věcí, které povedou k tomu, že zpráva neodejde (třeba vůbec, nebo odejde někdy později, z důvodu technické nebo lidské chyby). Může ale také docházet k tomu, že masově končí ve spamových koších, nebo jsou přílohy tak velké, že se ji nedaří doručovat.

Poslat na kontrolní adresu

První užitečná věc v každé rozesílce je jednoduchá – do adresátů (medialistu) si přidejte vlastní adresu nebo nějako agenturní adresu – poznáte tak, že došlo opravdu k odeslání a také, že alespoň tahle jedna adresa e-mail bez problémů obdržela.  Právě tohle základní a jednoduché řešení mimochodem rozhodně používejte.

Kontrola odesílací schrány/systému

Důležité samozřejmě je i kontrolovat schránku (adresu) ze které se vše odesílá – objeví se tam zprávy o nedoručitelnosti – ať už ty „soft“ (plné cílové schránky zejména) nebo „hard“ (neexistující adresáti). Mohou tam ale být i odmítnutí doručení z důvodu detekce spamu, technických problémů, nadměrné velikosti příloh, zablokovaných domén či IP adres.

V té samé schránce (pokud to tedy jde přes schránku) nebo v nějakém tom systému pro poslání je dobré si zkontrolovat, že e-mail odešel – čas od času se vám třeba povede nastavit špatně datum či čas pro plánované odeslání.

Kontrola výstupů

Spoléhat se na to, že po odeslání tiskové zprávy budete kontrolovat výstupy v médiích je nepraktické – může to mít značné zpoždění, ale absence výstupů ještě neznamená, že byl problém s doručením.

Potvrzení o doručení/přečtení

Co nemůžete použít je potvrzení o doručení ani potvrzení o přečtení. Především je to silně naštvávací věc, ale hlavně to není všude funkční. V řadě poštovních systémů potvrzení o doručení vůbec nefungují a případné potvrzení o přečtení musí příjemce „schvalovat“ (proto naštvávací věc). 

O tomhle detailněji v Jak funguje potvrzení o přečtení u e-mailů? A proč ho nepoužívat.

Šmírovací skripty/obrázky

Jedno z možných technických řešení je takové, které často najdete v systémech pro e-mailing – měřící body/skripty zahrnuté v e-mailech, které umožňují detekovat otevření. Technicky to jde realizovat i „vlastními silami“ přes Google Analytics (Jak pomocí Google Analytics sledovat otevření e-mailu (ale i další podobné události)?).

Nikdy to samozřejmě nebude fungovat 100%, řada příjemců právě tyto „šmírovací“ nástroje blokuje (nebo prostě nezobrazují obrázky), ale orientačně alespoň budete vidět, že se „něco“ s e-maily opravdu děje.

Obvolávat adresáty

Poslední co byste mohli dělat je obvolávat adresáty, zda tiskovou zprávu dostali. Což je další 100% naštvávací taktika a určitě to nedělejte.  Řeč o tomhle nešvaru ostatně byla už v Mám novinářům volat, zda dostali moji tiskovou zprávu?